En un mundo ideal, los clientes pagarían sus recibos a tiempo y los impagos no existirían. Pero en el mundo real, a menudo es necesario perseguir a los clientes para que paguen sus facturas o recibos a tiempo. Esta situación es común tanto en negocios B2B como B2C que son las que tienen a las personas como cliente final.
Los impagos son un problema que existe desde que comenzaron los negocios. Desde entonces, se buscan y perfeccionan distintos métodos para minimizar los impagos. Hoy hablaremos de uno de los más utilizados en este último tiempo: las cartas de reclamación.
¿Qué es una carta de reclamación?
Las cartas de reclamación suelen ser parte del proceso de cobro de cualquier empresa. Muchas veces se utiliza como una reclamación formal que se puede utilizar en un litigio o como antesala al corte de un servicio en particular. Para esto es necesario que la carta incluya ciertos datos como:
- Copia del recibo original
- Detalles de las tarifas o intereses cobrados por factura vencida
- Detalles de los servicios prestados o bienes proporcionados
También hay que tener en cuenta las regulaciones de cada sector ya que existen algunos sectores.
¿Cómo funciona una carta de reclamación?
La primera carta se trata de un recordatorio sin presión de que se debe pagar una factura, suele tener un tono amigable.
El tono de las cartas posteriores se vuelve más persistente en función de cuántas se hayan enviado y la forma en que el cliente haya o no haya respondido.
Si bien en el pasado se acostumbraba a enviar cartas de reclamación, con la irrupción de internet y en la era de la digitalización las cartas se convirtieron en emails. Esto trajo ventajas como la creación y personalización de una carta efectiva parta cada cliente en cada etapa de mora.
Ya no es necesario escribir cada carta sino que nos encontramos frente a la posibilidad de crear 3-4 plantillas personalizables que se pueden reutilizar.
La mayoría de las empresas suelen categorizar estas plantillas diferenciando el tiempo que la factura ha estado impagada, ya que como dijimos antes no es lo mismo el tono de una carta de reclamación al primer día que una pasados dos meses.
¿Cómo las compañías distinguen las cartas de reclamación?
La mayoría de las compañías acreedoras suelen enviar las cartas con este orden:
La primera a los 30 días del impago
La segunda a los 45 días del impago
La tercera a los 60 días del impago
La cuarta a los 90 días del impago
Una vez pasados los 90 días del impago las compañías suelen comenzar con acciones legales o venden la deuda. Cuando una empresa vende su deuda subcontratan el proceso de cobro a otra entidad y recibirán menos del monto de la factura.
¿Puede la automatización mejorar el proceso de cobro?
El flujo de caja es un tema delicado en el mundo de los negocios, especialmente cuando se trata de no tener suficiente. Las facturas impagadas y las diversas circunstancias que conducen a ellas requieren con frecuencia la comprensión humana para gestionarlas. Debido a esto, los gestores de negocios a menudo descartan el software de gestión de reclamaciones.
Sin embargo, la tecnología puede agilizar el proceso de cobro permitiendo a los gerentes personalizar y programar cartas de reclamación para cada cliente. Da la posibilidad a ser proactivo y no esperar 30 días para enviar una carta sino que en el momento en el que el recibo es devuelto se notifica de manera amigable al cliente incluyendo un enlace de pago.
¿Quieres ver como la automatización del proceso de cobro puede impactar en el número de impagos y en tu flujo de caja?