¿Cuenta tu empresa con un proceso detallado y preciso para la gestión del cobro? Si no es así, es posible que tus clientes estén sufriendo una mala experiencia. Sabemos que esta situación facilita el trabajo a tus competidores y que los deudores dejen de priorizar sus obligaciones de pago. Por el contrario, tener un proceso establecido para la gestión del cobro optimiza la experiencia de cliente como detallamos a continuación.
¿Qué es el proceso de gestión del cobro?
El proceso de gestión del cobro es el conjunto de políticas y procedimientos que utiliza una empresa para administrar las facturas y los pagos de los clientes. Por lo general, incluye la creación de facturas, su emisión a los clientes y el seguimiento de los pagos. Desafortunadamente, algunas empresas no tienen políticas establecidas para gestionar este proceso. La falta de estandarización puede dar lugar a discrepancias y conflictos.
Los pasos exactos y los detalles de la gestión del cobro varían de una compañía a otra. Sin embargo, estos son los pasos básicos que suelen seguir la mayoría de las empresas:
- Crear una factura.
- Emitir la factura al cliente.
- Seguimiento de facturas.
- Seguimiento de pagos.
- Cobrar pagos.
- Cancelar deudas incobrables.
¿Cómo pueden los directivos mejorar la gestión del cobro?
La creación de procesos uniformes e unificados hace posible la homogenización de tareas para todos los miembros del equipo administrativo, y este es el primer gran paso hacia la mejora del rendimiento contable de la gestión del cobro. Siguiendo estos consejos adicionales, se puede mejorar la gestión del cobro de tu empresa y crear una mejor experiencia de cliente:
- Automatiza la gestión del cobro tanto como sea posible.
- Comunícate con los clientes con frecuencia y asegúrate de actualizarlos sobre cualquier cambio en el estado de sus facturas.
- Se proactivo sobre el cobro de pagos y soluciona cualquier problema lo antes posible.
- Ofrece flexibilidad tanto para las opciones de planes de pago como para los métodos.
- Utiliza los datos para mejorar el rendimiento mediante la identificación de áreas en las que se puede optimizar el proceso.
- Revisa las pautas legales con respecto a cómo se pueden realizar pagos o recuperar deudas de entidades comerciales frente a personas individuales.
¿Por qué es importante la experiencia en la gestión del cobro?
Cuando se trata de operaciones comerciales y la experiencia de cliente, la mayoría de las empresas piensan solo en ofrecer productos y servicios. Sin embargo, la forma en que los clientes experimentan el proceso de pago de esos productos y servicios también afecta a la forma en que hacen negocios con tu empresa y si esa experiencia es satisfactoria o no.
Idealmente, el objetivo es crear un proceso sin fricción que brinde a los clientes muchas opciones. Si se logra esto, se puede esperar cobrar más rápido y retener a los clientes. Recuerda que, aproximadamente, cuesta cinco veces menos retener a tus clientes que encontrar nuevos.
Los clientes satisfechos se reflejan en el desempeño financiero de la empresa. Mantener las relaciones y cobrar los pagos genera ingresos en efectivo para el negocio. Los directivos pueden usar estos ingresos para cubrir obligaciones financieras y expandir operaciones. Los clientes satisfechos también tienden a recomendar empresas, lo que atrae aún más clientes.
Puedes hacer varias cosas para mejorar la experiencia de cliente durante el proceso de cobro. Estos son algunos consejos para empezar:
- Evalúa el desempeño de tu proceso de cobro actual.
- Establece metas realistas que deseas que alcance tu equipo administrativo y crea un plan para lograrlo.
- Obtén información de tus clientes para asegurarte de que tus estrategias satisfagan sus necesidades.
- Utiliza los datos de los clientes para mejorar tus procesos de facturación y pago.
- Automatiza tanto como sea posible tu proceso de cuentas por cobrar.
- Comunícate regularmente con los clientes sobre sus facturas y pagos.
- Concéntrate más en recompensar a los clientes por su buen comportamiento de pago.
¿Por qué es tan importante la flexibilidad de pago?
Cuando los clientes controlan cuándo y cómo pagan, hay muchas más posibilidades de que estos paguen a tiempo. Eso es porque los clientes pueden elegir lo que funciona para sus horarios y tesorería. Aquí van algunas ideas para implementar:
- Opciones del portal del cliente para automatizar los pagos.
- Opciones de pago en línea y en persona.
- Planes de pago a plazos para clientes con dificultades.
- Posibilidad de elegir el día del mes en que vencen sus facturas.
¿Cómo ayuda la automatización de la gestión del cobro?
Una de las mejores formas de mejorar la experiencia de cliente en la gestión del cobro es automatizar la mayor parte del proceso. Esto incluye la automatización de la facturación, el proceso de pago y el seguimiento de las cuentas impagadas.
La automatización de la gestión del cobro libera tiempo de tu equipo para que puedan concentrarse en tareas más críticas, como la gestión personalizada de relaciones. La automatización puede hacer que el proceso funcione, pero se necesitan personas reales para construir conexiones sólidas.
En consecuencia, al automatizar la gestión del cobro, se puede mejorar la eficiencia, la comunicación y los niveles generales de satisfacción. Tus clientes apreciarán el proceso simplificado y la comunicación mejorada.
¿Te sientes identificado con estos problemas o te gustaría obtener algunos de los beneficios mencionados con anterioridad? Solicita una demo de collectAR y te sorprenderemos.